Openstaande facturen horen eigenlijk niet bij ondernemen, maar in de praktijk gebeurt het voortdurend. Je levert werk, de klant knikt en zegt dat het geregeld wordt, maar de betaling blijft uit. Veel ondernemers wachten te lang, of hopen dat het vanzelf goedkomt. Dat is precies waar het misgaat. Geld niet innen is niet alleen een frustratiepunt, het zet direct druk op je liquiditeit en beperkt je ruimte om te investeren. Juist daarom is het belangrijk om te weten waar het fout loopt en hoe je dat voorkomt.
Te lang vriendelijk blijven zonder duidelijke grens
Een veelgemaakte fout is dat ondernemers uit angst voor de relatie met de klant te voorzichtig communiceren. Betalingen worden meerdere keren “vriendelijk” nagevraagd, maar er wordt geen harde termijn gesteld en er volgt geen consequentie als er niet wordt betaald. Daardoor leert de klant dat uitstel gedoogd wordt. Professioneel handelen betekent dat je zakelijk, beleefd en direct communiceert. Zodra de betaaltermijn is verlopen, moet er een concrete deadline komen. Wordt er dan nog steeds niet betaald, dan is het verstandig om het dossier uit handen te geven aan een incassobureau in Den Bosch. Dat laat zien dat je je eigen facturen serieus neemt en voorkomt dat bedragen verloren gaan.
Niet herkennen wanneer een klant financieel wankelt
Sommige klanten betalen niet omdat ze niet willen, anderen omdat ze simpelweg niet kunnen. Ondernemers reageren vaak hetzelfde in beide gevallen, en dat is riskant. Als een klant richting betalingsonmacht gaat, moet je jezelf gaan beschermen in plaats van blijven wachten. Begrijpen wat het verschil is tussen faillissement en surseance van betaling helpt daarbij. Iemand die alleen tijdelijk lucht zoekt, kan misschien nog betalen op termijn. Iemand die echt omvalt, laat je waarschijnlijk met een oninbare vordering achter. Tijdig inschatten waar je mee te maken hebt, bepaalt of je nog moet leveren of direct moet stoppen.
Afspraak is afspraak, maar bewijs is bewijs
Een andere fout is vertrouwen zonder vastlegging. Mondelinge afspraken zonder betalingscondities lijken goed zolang alles soepel loopt, maar zodra er discussie ontstaat, sta je zwak. Zonder duidelijke opdrachtbevestiging, leveringsbewijs, betaaltermijn en herinneringen op schrift is het lastig om druk te zetten of uiteindelijk juridische stappen te ondernemen. Goed debiteurenbeheer begint dus vóórdat er überhaupt gefactureerd wordt. Een duidelijke offerte, expliciete betalingstermijn en bevestiging van akkoord geven je iets om op terug te vallen. Daarmee wordt niet alleen de kans op discussie kleiner, maar ook de doorlooptijd richting betaling korter. Wie zijn dossier op orde heeft, hoeft minder vaak hard te duwen.
